Comment devenir plus productif

   Dans cet article nous allons analyser des pratiques dont souffrent les équipes projets informatique, des mauvaises habitudes  rendant inefficaces. 

Selon que vous êtes un manager (ou encore mieux: un servant leader) ou un membre de l’équipe, les remèdes ne seront pas les mêmes.

Je tire ces constats de mon expériences professionnelles. En presque 20 ans, je suis passé par une vingtaine de projets de toutes dimensions ( cf mon parcours complet sur linkedin) allant du projet où j’étais seul au pilotage  jusqu'aux missions ou je pouvais piloter une cinquantaine ou centaine de personne.  Je suis passé par la plupart des postes (Dev Java, Archi logiciel (J2EE), CP, Scrum Master, Urbaniste,  DP, auditeur et pour finir Coach Agile/Organisation).  La restitution ci dessous est mon experience personnelle.

Pendant plusieurs années, quoi que je fasse j’étais perpétuellement à court de Temps et incapable de prendre des initiatives. J'ai donc identifié quelques anti-patterns que je présente ci-dessous avec quelques recommandations

Les voleurs de temps

Quels sont les voleurs de temps:

* Eviter de faire plusieurs choses en même temps,

* Eviter l'absence de priorité

* Savoir dire NON: l'incapacité à dire NON nous embarque souvent sur de mauvaises voies. 

* Eviter les sollicitations multicanal: répondre en même temps aux mails, au Skype de l'entreprise, au Yammer, Teams/Slack, etc... sont très chronophage. 

Savoir distinguer l'urgent de l'important

Il est important dans des environnements où les sollicitations arrivent de tous les côtés, de savoir distinguer ce qui doit être pris en charge immédiatement et ce qu'il faut remettre à plus tard.

Par exemple votre manager vous confie un sujet important à rendre dans 2 jours et un sujet imprévu  tombe. Comment devez vous réagir?

Je vous conseilles de vous pencher sur la matrice d'Eisenhower : (lien vers Wikipedia)

Quand vous êtes face à un grand nombre de taches, commencez toujours par en dresser le listing.

En utilisant la matrice d'Eisenhower, vous pourrez les classer en 4 catégories (cf image ci dessous):

1. Urgent et important (les tâches à faire immédiatement).
2. Important, mais pas urgent (les tâches à planifier, vous reviendrez dessus plus tard).
3. Urgent, mais pas important (les tâches que vous devriez déléguer).
4. Pas urgent et pas important (les tâches que vous devriez éliminer).

Le manque de confiance

Faire confiance c'est:

1. Instaurer un droit à l'erreur, la peur de l’échec rend le collaborateurs attentiste. Il faut s'inscrire dans des boucles d'amélioration continue en  privilégier des cycles courts d'essais et apprentissage:  Essai - Échec - Apprentissage - Essai - Échec - ... - Succès
2. Favoriser la prise de décision et d'initiative de la part des membres de l’équipes et par conséquence activer l'intelligence collective, bien plus puissante que celle d'un simple individu.  Dans le cadre de l'Agilité, il faut allier cette prise de décision décentralisée avec un cycle d'apprentissage du type PDCA: Roue de Deming (lien wikipedia)

Le manque de compétences ou connaissances

Sur la même idée que le droit a l'erreur, les collaborateurs doivent aussi avoir le droit à ne pas tout savoir. En utilisant la roue de Deming vu dans le paragraphe précédent, les managers et servant leaders peuvent aider leur collaborateurs à progresser

Le manque d'agilité

L'agilité est de nos jours un terme fourre-tout. Nous utilisons ce concept tel que defini dans le manifeste agile.

Être agile est un etat d'esprit plus que des pratiques, pour se dire agile vous devez respecter tous les paradigmes ci dessous:

1. Installer la confiance au cœur des rapports entre les membres des équipes
2. Produire le livrable à un rythme constant et soutenable
3. Produire des indicateurs afin de mesurer l'avancement et identifier les axes d'amélioration
4. Rechercher la simplicité 
5. Privilégier le dialogue en face à face (minimiser les échanges par mail, skype, yammer, teams, etc...)
6. Rechercher la satisfaction du client
7. Accueillir positivement les changements d'orientation/besoin
8. Permettre aux équipes de s'auto-organiser (au sens équipe agile Scrum/pizza team/feature team/...)
9. Viser l'amélioration continue, régulièrement il faut fait une rétrospective afin de chercher les axes d’amélioration et la recherche d'une plus grande efficacité
10. Viser l'excellence technique, en organisant régulièrement des revues de codes, des spikes, des poc sur des sujets innovants
11. Livrer l'application développée régulièrement (Scrum ou SAFe préconisent par exemple de livrer toutes les 2 semaines)
12. Faire en sorte à travers un leadership bienveillant et au service de l’équipe, que les équipiers développent un sentiment d'appartenir à une "communauté" solidaire et apprennent à travailler ensembles.

En résumé:

La réussite d'une équipe dépend de plusieurs critères:

1. Des personnes compétentes par rapport aux mission assignées et motivées
2. Une bonne auto-gestion du temps et des priorités
3. Le droit à l'erreur des collaborateurs
4. Un management encourageant les équipes à travailler sur des sujets et pratiques innovantes. Idéalement il faut consacrer un créneau régulier à travailler sur des sujets améliorant la qualité, à prospecter et innover. 
5. Des équipes réellement agiles. C'est à dire qu'elles ont réellement intégrées le mindset agile et ne s’arrêtent pas à la mise en place de quelques outils ou pratiques (mise en place de scrum ou kanban tout en continuant à penser et à agir comme avant (cycle en v)).

N’hésitez pas à partager en commentaire, vos expériences, observations ou questions.