Impliquer les Business Owners pour une gestion de la demande agile et efficace

    Dans un contexte de transformation agile, la gestion de la demande (Demand Management) est cruciale pour la réussite des projets. Impliquer les Business Owners dès le départ peut faire toute la différence. Découvrez comment créer une synergie efficace entre les équipes pour maximiser les résultats.

Introduction : l'importance de la gestion de la demande dans un contexte agile

    La gestion de la demande, c'est-à-dire la façon dont les besoins et priorités des projets sont identifiés, planifiés et exécutés, est un pilier central de toute transformation agile. Elle permet de s’assurer que les efforts de l’équipe sont alignés avec les objectifs stratégiques de l’entreprise. Dans un environnement agile, une gestion de la demande efficace est essentielle pour maximiser la valeur délivrée aux clients et minimiser le gaspillage de ressources.

Qui sont les Business Owners et quel est leur rôle ?

    Les Business Owners sont des parties prenantes clés dans la gestion de la demande. Ils sont responsables de la définition des priorités et des objectifs métier. Contrairement aux anciens rôles de gestion de projet, les Business Owners (quand on travaille en agile) sont directement impliqués dans le processus agile, collaborant étroitement avec les équipes de développement pour s'assurer que les besoins métier sont bien compris et pris en compte. Les intermédiaires entre Business et IT, comme les equipes AMOA n'ont plus lieu d'être dans cette configuration.

Les défis courants dans la gestion de la demande sans l'implication des Business Owners

    Sans l'implication active des Business Owners, il y a souvent une déconnexion entre les besoins métier et les équipes de développement. Cela peut mener à une mauvaise priorisation des tâches et à des projets qui ne répondent pas aux attentes des parties prenantes.

Hélène, Product Owner, témoigne : "Sans une communication claire et continue avec les Business Owners, nous avons souvent perdu du temps sur des fonctionnalités moins prioritaires, ce qui amene de la tension avec les métiers, augmente le cout des développements et retarde nos Roadmaps."

    Dans l'image ci dessous on voit un exemple d'une société fonctionnant avec une gestion de la demande dysfonctionnelle. Dans mes accompagnements, cette situation correspond souvent à la situation initiale que je rencontre quand je fais l'état des lieux initial. En résumé: tout le monde parle à tout le monde, les métiers parlent aux intermédiaires, comme à l'IT. Chaque PO priorise à son niveau, mais sans vision globale, pas de priorisation globale. Ce type de fonctionnement génère beaucoup de tensions entre les équipes et une difficulté importante de gère le patrimoine IT de l'entreprise (sujet que nous développerons dans un autre post)

Étapes pour impliquer efficacement les Business Owners

Sensibiliser et former les Business Owners à l'agilité

    Les Business Owners doivent comprendre les principes de l'agilité pour pouvoir collaborer efficacement avec les équipes. Des formations certifiées, telles que celles offertes par notre service, peuvent les aider à saisir les concepts clés et à voir les avantages de l'agilité. Cela leur permettra de mieux participer aux discussions et de prendre des décisions plus éclairées.

Créer rituels partagés

    Des rituels comme le meeting hebdo avec les Business et des événements tels que le PI Planning sont cruciaux pour intégrer les Business Owners dans le processus agile. Leur participation active dans ces rituels permet de garantir que les priorités métier sont bien alignées avec les efforts de développement.

Utiliser des outils adaptés pour la gestion de la demande

    Des outils comme Jira et Confluence sont indispensables pour une gestion de la demande efficace. Ils permettent capturer la demande, d'etre le support de la maturation, de planifier, suivre et ajuster les priorités en temps réel. Les Business Owners peuvent ainsi avoir une vue d'ensemble sur l'avancement des projets et intervenir rapidement en cas de besoin.

Bonnes pratiques et stratégies pour une collaboration optimale

Encourager la communication transparente et régulière

    Une communication ouverte et régulière entre les Business Owners et les équipes de développement est cruciale. Les techniques telles que les stand-ups quotidiens et les rétrospectives peuvent aider à maintenir une communication fluide et à résoudre les problèmes rapidement. Les mentors et coachs agiles jouent un rôle clé dans l'encouragement de ces pratiques. La mise en place d'un meeting hebdo, permet aux Business Owners de presenter au fil de l'eau leur besoins

Mettre en place un meeting hebdo pour alimenter la Gestion de la Demande

    Une fois par semaine, je recommande la mise en place d'un rituel pour que le Business Owners puissent présenter leur besoin. Lors du pitch par le Business Owner, pour chaque besoin, il devra expliciter: la description du besoin, les problèmes que ça résout, les hypothéses de gains (pas évident à avoir en debut de transformation, mais les Business Owners comprennent vite l'intérêt qu'ils fassent l'exercice en amont des echanges avec l'IT).

Durée: Le meeting doit etre programmé toutes les semaines - 1 à 2h

Les Presents:

• Management
• Product Management (Owner)
• Experts/Sachants (SME) quand c'est nécessaire
• Architectes (pour détecter s'il y a besoin de lancer des études, des POCs, etc...)
• etc...
• Et bien entendu les Business Owners

La liste d'invités doit être étendue, on invite tous les Business Owners par exemple, mais ne viennent que ceux qui ont des sujets à présenter.

    Processus:

• Le Business Owner annonce à l'avance les sujets qu'il aimerait presenter
• Lors du meeting, il presente ses besoins
• Le pitch est challéngé par les acteurs presents (Archi, Management, Product Management, ...)
• A l'issue de sa presentation, la demande est soit validée et elle passe dans le Backlog Produit des equipes de developpement, soit il faut des etudes complementaires et les archis peuvent prendre la main, soit la demande est rejetée ou des demandes de completion sont formulées.

    Grâce à ce processus de qualification des demandes, toute Feature/User Story qui passe d'un métier à l'IT est trés solide au niveau de son expression et des gains attendus pour l'entreprise.

Ne seront presentés en PI Planning que les Features qui auront été validées lors de ce meeting hebdo.

Mettre en place des indicateurs de performance

    Les Key Performance Indicators (KPI) comme un Burnup Chart des demandes pretes pour le prochain PI/ trimestre sont essentiels pour suivre l'avancement des projets et s'assurer qu'ils sont en ligne avec les objectifs métier. Les Business Owners peuvent utiliser ces indicateurs pour ajuster les priorités et maximiser la valeur délivrée.

    D'autres indicateurs comme la Business Value liée aux PI Objectives, collectées lors des PI Planning, permettent de suivre l'avancement des réalisations.

Études de cas : succès de l'implication des Business Owners dans diverses entreprises

    Lors de lancement des transformations agiles où j'interviens comme coach transfo, la premiere chose que j'evalue c'est la gestion de la demande. Lors de l'etat des lieux, je me rend compte que beaucoup de problemes viennent d'une gestion de la demande inadaptée:

• Non tenue des engagements des équipes
• Demandes (User Story/Feature) de mauvaise qualité
• Tension entre IT et Business
• Desalignement sur la roadmap
• Desalignement sur la priorisation
• etc...

La Gestion de la Demande est une des briques essentielles pour résoudre ces problématiques. Cependant il y a d'autres sujets complémentaires à instruire (comme la Vision, la Roadmap, la priorisation, la maturation, etc...) qui compétent la Gestion de la Demande.

    Plusieurs entreprises ont montré l'importance de l'implication des Business Owners dans la gestion de la demande. Par exemple, une entreprise de services financiers a réussi à réduire significativement les délais de livraison de ses projets grâce à une collaboration étroite entre les Business Owners et les équipes agiles. Dans un autre cas, une entreprise technologique a pu aligner ses priorités métier avec les efforts de développement, ce qui a conduit à une satisfaction accrue des clients.

   Les bienfaits observés:

• Des demandes de meilleure qualité facilitant le dialogue IT / Business et désarmant les tensions
• Création d'une proximité entre les Business Owner et les équipes. Au fil des trimestre, j'ai pu constater la creation d'un esprit de "One Team".
• Les Business Owners ne se voient plus comme de simples clients, mais comprennent qu'ils ont un rôle fort qui leur est dévolu et que si les développeurs produisent des User Stories de mauvaise qualité, ils en sont responsable en partie eux aussi.

En conclusion : pourquoi impliquer les Business Owners est incontournable pour une gestion de la demande réussie

    Impliquer les Business Owners dans la gestion de la demande n’est pas seulement une bonne pratique, c'est une nécessité pour toute organisation souhaitant réussir sa transformation agile. Et pour aller plus loin: lors des transformations agiles, l'implication des Business Owners me semble obligatoire. Une equipe agile avec un Scrum Master, un Product Owner et les devs a peu de chance de fonctionner si les Business Owner ne sont pas impliqués. Dans ce cas de figure il faudra à un moment ou un autre marquer un point d'arret pour essayer d'impliquer ces Business Owners.

    Contactez-moi dès aujourd'hui pour des conseils, formations certifiées, mentoring et un coaching personnalisé afin de faciliter cette transition cruciale et activer tout le potentiel de vos équipes.