PI Planning : un investissement stratégique pour l'efficacité et l'alignement des équipes

Justifier le coût/investissement du PI Planning : une perspective SAFe 6.0

En tant qu'Expert en Tranformation des Organisations,  Coach Agile, RTE ou consultant certifié SAFe 6.0, nous sommes souvent sollicités pour convaincre des managers et investisseurs de l’importance d’investir dans un PI Planning, un événement clé du framework SAFe. 

Par exemple, il y a quelques années lors de la transformation d'une grande tribu chez un assureur du CAC 40, la responsable de la tribu m'a beaucoup challengé sur la pertinence de faire le PI Planning et de l'optimiser (1 jour à la place de 2). Sa question était  : "Pourquoi mobiliser une centaine de personnes pendant deux jours ? Quel est le retour sur investissement (ROI) d’un tel événement ? Je ne peux pas me permettre d'avoir 100 personnes improductives aussi longtemps."

Afin d'y repondre j'ai scénarisé les diverses situations en fonction de l'observation des equipes et de l'excès de coordination inefficace en place. J'ai pu obtenir les indicateurs qui ont permis l'argumentation que je vous presente ci-dessous.

Pour répondre de manière claire, il est essentiel de comprendre ce qu’est un Agile Release Train (ART) et un PI Planning, ainsi que les bénéfices qu’ils apportent. (Cet accompagnement avait d'ailleurs débuté par une formation sur ces elements theoriques pour bien aligner le manager sur la finalité).

Qu’est-ce qu’un ART et un PI Planning ?

Un Agile Release Train (ART) est une équipe d’équipes (généralement entre 50 et 125 personnes) regroupant des compétences pluridisciplinaires (IT, métier, produit, architecture, etc.). Cette entité collabore sur des objectifs communs en suivant un rythme cadencé et synchronisé. Dans l'exemple mentionné plus haut, nous avons mis en place un train sur une chaine de valeur opérationnelle correspondant à une sous-partie de la tribu.

Un Program Increment (PI) est une période de travail planifiée, souvent de 12 semaines (6 itérations de 2 semaines), au cours de laquelle les équipes de l’ART délivrent de la valeur selon une stratégie prédéfinie.

Le PI Planning est l’événement inaugural du PI. Il se déroule sur deux jours et vise à :

• Aligner toutes les équipes sur la vision, les priorités et les objectifs business.
• Planifier les itérations avec un haut degré de collaboration et de synchronisation.
• Identifier les dépendances et risques, et proposer des plans d’action.

Comment se déroule un PI Planning ?

1. Jour 1 : Vision et structuration du plan

   • Présentation de la vision par le Business Owner.
   • Définition des objectifs stratégiques et techniques.
   • Début de la planification par équipes.

2. Jour 2 : Collaboration et finalisation

   • Gestion des dépendances entre équipes.
   • Préparation et présentation du plan global.
   • Vote de confiance pour valider l'engagement collectif.

Depuis 2020 et l'épisode du COVID, la pratique d'organiser cet événement en distanciel s'est généralisé.  Souvent animé par le RTE avec des outils collaboratifs comme Klaxoon ou Miro, pour favoriser l’interactivité et la clarté. Les membres des équipes peuvent être réunis dans des salles  aux quatre coin du monde.

 

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Les défis d’un ART sans PI Planning

Sans PI Planning, les organisations font face à des points de friction majeurs :

• Tensions entre équipes, dues à un manque de coordination.
• Silotage des équipes IT et métiers, entraînant des incompréhensions sur les priorités et les objectifs.
• Peu de collaboration entre les fonctions stratégiques.
• Désalignement entre la capacité réelle et la charge prévue, créant frustration et inefficacité.
• Tyrannie de l’urgence, où les décisions sont prises sous pression plutôt que par anticipation.
• Manque de visibilité globale, empêchant une gestion proactive des dépendances et risques.

Ces dysfonctionnements augmentent les coûts cachés (réunions supplémentaires, rework, délais) et nuisent à l'engagement des équipes.

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Les bénéfices d’un PI Planning réussi

Un PI Planning bien exécuté, qu’il soit en présentiel ou distanciel, génère des bénéfices significatifs :

1. Un alignement stratégique immédiat : toutes les équipes comprennent la vision et les priorités globales.
2. Une planification sécurisée : grâce à l’intelligence collective, les dépendances sont identifiées et gérées dès le départ.
3. Création d’un esprit d’équipe ("OneTeam") : les participants partagent une culture commune et un objectif unique.
4. Arbitrage fin et partagé : les Business Owners et équipes arbitrent en direct les conflits de priorités.
5. Détection proactive des risques : les problèmes potentiels sont identifiés et anticipés dès la planification.
6. Engagement des équipes : le vote de confiance final motive les participants et renforce leur adhésion.
7. Meilleure intégration des équipes distantes : les fuseaux horaires et contraintes géographiques (Europe de l’Est, Inde, etc.) sont mieux pris en compte.
8. Priorisation optimisée : les efforts sont concentrés sur les objectifs à plus forte valeur ajoutée.
9. Gains explicités et tracés : les objectifs SMART sont clairs et mesurables.

Ces bénéfices contribuent à réduire les retards, améliorer la productivité et augmenter la satisfaction globale des parties prenantes.

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Comparaison : avec et sans PI Planning

Pour mieux comprendre l’impact du PI Planning, comparons les scénarios avec et sans cet événement clé.

Prenons l’exemple d’un ART composé de 100 personnes, avec un PI structuré sur 12 semaines (un trimestre plein)

Sans PI Planning

• Réunions hebdomadaires nombreuses, multipliant les échanges non productifs.
• Temps consacré aux réunions : environ 13 % du temps total, soit 780 jours-hommes sur 12 semaines.
• Coût estimé : environ 390 000 € (TJM à 500 €).
• Résultats : manque d’alignement, conflits fréquents, faible efficacité.

Avec PI Planning

• Un coût initial de 2 jours : 200 jours-hommes, soit 100 000 €.
• Réduction des réunions hebdomadaires inutiles.
• Temps total en réunions : environ 10 % du temps, soit 600 jours-hommes sur 12 semaines.
• Coût estimé : environ 300 000 € (TJM à 500 €).
• Résultats : meilleure coordination, réduction des délais, satisfaction accrue.

Le PI Planning, bien que coûteux en amont, optimise l'efficacité et la collaboration, réduisant les coûts à long terme.

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Conclusion : un investissement stratégique

Un PI Planning bien orchestré est plus qu’un événement ; c’est un investissement stratégique qui garantit l’alignement, la productivité et la satisfaction des équipes. Les coûts initiaux sont largement compensés par :

• La réduction des délais (Time-to-Market).
• Meilleure predictibilité.
• Une planification sécurisée par l’intelligence collective.
• Une collaboration renforcée entre IT et métiers.
• Une équipe alignée, responsabilisée et performante pour atteindre des objectifs communs.

Pour les organisations en quête d’efficacité, il est essentiel de s’appuyer sur des pratiques éprouvées comme le PI Planning, adaptées à leur contexte spécifique (présentiel, distanciel ou hybride).

Et vous, quelles sont vos expériences avec le PI Planning ? Avez-vous rencontré des défis ou observé des gains significatifs dans vos transformations ? Auriez vous des arguments supplémentaires pour enrichir l'article? Partagez vos retours ou posez vos questions en commentaire pour enrichir cette réflexion collective. Ensemble, perfectionnons nos approches pour maximiser la valeur délivrée !